das digitale Büro

Vor etwa 10 Jahren haben wir auf die digitale Führung des Büros umgestellt. Wir haben den morgendlichen Posteingang gescannt, den bidirektionalen E-Mailverkehr in GEORG´s Dokumentenarchiv einfließen lassen und die Email-Anlagen, meist PDF´s, wohlorganisiert in eigene Ordner gespeichert.
Mit dem Aufkommen der digitalen Risse und ALKIS Daten im NAS Format wurden nun auch diese Daten dem Auftrag zugewiesen und in GEORG dauerhaft zum Auftrag abgelegt.
Seit Neuestem werden nun auch die Projektdateien zu Geo8 und zum jeweiligen CAD-Programm des Büros über die Dokumenten-Verwaltung zu GEORG organisiert, wie in unserem letzten Video sehr eindrucksvoll dargestellt.

Durch dieses hochmoderne digitale Datenmanagement konnten die "herkömmlichen" Aktenordner der Aufträge des Jahres von früher 40-50 auf heute gerade mal 3-4 reduziert werden. Aber wie viele Dateien fallen auf Dauer an und können wir diese noch übersichtlich und dauerhaft auf unseren Speichermedien archivieren?

Um auf diese Frage eine Antwort geben zu können, haben wir unseren Datenbestand der letzten 6 Jahre untersucht und zunächst die darin enthaltenen PDF Dateien über den LURA Desktop-Kompressor minimiert. ODT-Dateien aus WORD, OpenOffice und LibreOffice haben wir ebenfalls über den GEORG DokEx-Optimierer verlustfrei in ihrer Größe reduziert und kamen dann zu folgendem Ergebnis:

1. Die gesamte Anzahl der Dokumente im DokEx stiegen von etwa 7.000 in 2007 auf mittlerweile 17.000 in 2012 bei etwa 500 Aufträgen. Die Zunahme wird hauptsächlich verursacht durch die digitalen Risse und das zunehmende Scannen der Eingangspost sowie die eintreffenden Emails mit immer mehr und größeren Anlagen. Die Anzahl der Dateien pro Auftrag beträgt derzeit im Schnitt etwa 35 pro Auftrag (Grafik 1, blaue Linie). Eine weitere Zunahme ist kaum zu erwarten.
2. Die Anzahl jährlich anfallender Dateien für die Berechnungsprojekte in Geo8 und Geograf beträgt seit mehreren Jahren konstant etwa ebenfalls 17.000 pro Jahr. Auch hier sind kaum mehr Dateien/Jahr zu erwarten.
3. Der Speicherbedarf aller Dokumente beträgt etwa 7 GB für 2012 bei rd. 500 Aufträgen NACH Durchführung einer LURA Komprimierung (gelbe Linie, Grafik 2). Durch die Komprimierung konnte der Speicherbedarf um etwa 30% reduziert werden (Unterschied blaue und gelbe Linie, Grafik 2).
4. Der Speicherbedarf für die pro Jahr anfallenden Rechen- und Grafikprojekte von Geo8 und Geograf betrug für 2011 und 2012 etwa ebenfalls 7 GB.

Mit derzeit etwa 14-15 GB Datenspeicherbedarf pro Jahr bei vollständig digitaler Akten- und Projektverwaltung sowie dauerhafter Haltung von Rissen und ALKIS-Daten stellt dies für heutige Software und Speichertechnik absolut kein Problem dar und auch das Datenaufkommen der Zukunft läßt sich über GEORG äußerst elegant verwalten. Eine 2 Terrabyte Festplatte (Marktpreis 100 EUR) speichert also bei dem hier unterstellten Datenvolumen sämtliche Auftragsinformatilonen für mehr als 100 Jahre.

Es ist die Aufgabe von GEORG, alle Informationen des Auftrag zu organisieren und diese für alle zu jeder Zeit zur Verfügung zu stellen.